机器人流程自动化机器人流程自动化是一种新趋势，随着我们进入人工智能时代，它已经对我们的团队和工作流程产生了影响。机器人流程自动化 (RPA) 公司 UiPath 最近与顶级投资者 CapitalG (Google) 和红杉资本完成了 C 轮投资，以 30 亿美元的估值筹集了 2.25 亿美元。此外，在 HfS 和毕马威最近的一份题为“2018 年运营和外包状况”的报告中，RPA 被企业采购商列为首要投资重点。
如果你的项目管理职责中尚未考虑 RPA，那么它肯定会在不久的将来出现。
机器人流程自动化：它到底是什么？
机器人流程自动化一词让人联想到在装配线上的形象，精密机械臂同步并重复组装金属板和组件。尽管 RPA 在工厂中有其哲学基础，但当我们讨论 RPA 时，我们想到的是软件。
如果你曾经使用过宏命令或自动化解决方案，你应该对 RPA 是什么有一个大致的了解。它可以自动执行例行的、可重复的、基于规则的任务，例如开设新账户或将发票信息输入外部软件。然而，RPA 可以同时与多个应用程序交互，这使得它比宏命令复杂得多。 RPA 技术提供拖放界面，无需编程知识即可构建流程工作流，比开发定制脚本更易于部署。
运行中的 RPA 示例如下：
- RPA 机器人收到一封包含普通 Excel 发票申请表的电子邮件。
- 自动化系统登录SAP，从excel中提取企业资源计划程序数据并输入SAP。
- 向请求者提供在 SAP 中创建的发票。
- 机器人会发送一封确认发票已准备好并发送的确认电子邮件。
RPA 优势
降低成本
RPA 机器人可以在初始设置后自行完成正常任务，需要更少的员工来保持运行。当然，设置和维护机器人以及处理异常仍然需要大量的人工。
更快的完成率
RPA 机器人在执行相同任务方面比人们快得多，而且它们不需要休息。 RPA 机器人可以通过消除瓶颈来帮助流程。例如，通过启动对 RPA 机器人的请求，销售顾问可以在客户仍在通话时为其开户。与全人类配置相比，这可能会节省几个小时到几天的劳动力。
摆脱人为错误
大多数错误发生在将数据从一个软件复制到另一个软件时（例如发票编号、金额等）。这些细节要么使用键盘手动输入，要么选择、复制和粘贴。误点击或误选可能会导致任何技术出现问题。 RPA 机器人的错误率几乎可以忽略不计，因为它们通过关注应用程序的 UI 方面来选择值。
减少员工流失和倦怠
当我们检查正在机械化的任务时，我们通常会发现它们单调乏味且缺乏想象力。这些职责是员工从事的琐碎工作的一部分，导致员工流失率很高。因为他们不会变得筋疲力尽或关心他们所做的工作，所以机器人可以腾出人类员工的时间来进行更具想象力的活动。
适应当前的业务应用
为了优化流程，经常需要先对其进行重组，然后修改或更新用于执行该流程的软件。只有最重要的程序才能保证必要的投资，因为这是一项昂贵的投资。 RPA 通过在现有程序的基础上构建解决了这个问题。它执行与人相同的任务，但效率更高。
可扩展性
每个新员工都必须入职并获得经验，才能熟练执行任何类型的流程。相比之下，你只需设置一次 RPA 机器人，如果你需要提高整体容量，你可以添加更多机器人（即更多实例），这些机器人将遵循已经建立的工作流模式。
此外，如果你希望将 RPA 扩展到与已经自动化的流程重叠的另一个流程（例如，获取客户的帐号），则可以复制自动化工作流程的该部分。
与 RPA相关的风险
失业
如前所述，RPA 机器人可以代替人工尽管员工可能因此有更多时间投入到更具创造性的追求中，但他们并不总是可以选择改变角色。
对设置成本和时间的不切实际的期望
虽然 RPA 制造公司做出的所有承诺似乎都很诱人。根据麦肯锡的说法，“安装数百个机器人所花费的时间要长得多，而且比大多数人想象的要复杂得多”，现实似乎更难以改变。运营成本可能不会仅仅因为 30% 的任务是自动化的而降低 30%。
产生来自源应用程序的依赖关系
正如我们已经看到的，RPA 的一个优点是它可以与当前的企业软件集成。持续的应用程序升级会严重破坏敏感的 RPA 机器人程序，这是一个缺点。考虑实施 RPA 的企业必须考虑这种额外的功能与他们的技术债务之间的关系。
为什么 RPA 会幸存
许多 CEO 最近对 RPA 产生了兴趣，媒体热议正在赶上对 RPA 公司的新投资。但是有没有迹象表明这不仅仅是技术上的昙花一现？
根据 HfS Research 和毕马威进行的名为“2018 年运营和外包状况”的研究，RPA 在企业客户中非常受欢迎。
云、物联网、分析、VR/AR、区块链、AI/ML/认知、无人机和自动驾驶汽车的排名都低于 RPA。如果你没有直接参与业务的运营方面，或者以前从未参与过 RPA 项目，这可能会让你感到惊讶。
我们可以更深入地研究对 RPA 普遍感兴趣的根本原因。根据毕马威的一项调查，以下组织优先事项将是 2018 年的最高优先事项：
进一步降低运营成本。
- 投资于现代化、尖端和经典的 IT。
增加你的机器人流程自动化支出。
为了最大限度地发挥自动化工作的好处，优化流程和功能。
- 国际服务交付渠道优化；专攻GBS。
- 重新设计和重新设计基本业务程序。
- 在认知计算和人工智能上花更多的钱。
- 介绍新颖或有创意的商品或服务；扩大或加强研发。
- 在世界各地寻找、吸引和留住人才。
带回以前外包的工作；用外部服务代替数字劳动力。
第三个最重要的优先事项是 RPA。但是，如果我们仔细检查该列表，我们会发现其他粗体目标也间接连接到 RPA。
RPA 是许多高管的头等大事，因为它可以同时解决多个问题：降低成本、可扩展和快速集成。 RPA 似乎确实是唾手可得的成果，并且是对修改实际流程以使其更有效的巨大劳动的有吸引力的替代方案，尽管如前所述，这可能会对设置时间和成本产生不合理的期望。
项目经理：它们会自动化吗？
我们现在到达等式中的第二个因素：RPA 将如何影响项目经理的工作？鉴于所有关于机器人和人工智能在劳动力中取代人类的讨论，我们可以推测项目经理是否应该关注。
快速反应是否定的。项目管理中的工作并非始终可重复或受规则约束。大多数项目经理会声称他们的工作体现了与这些特征完全相反的特征。当越来越多的项目经理采用敏捷方法时，标准化 PM 任务将变得更加困难。记住敏捷宣言的第一条原则：“个人和交互优于流程和工具。”
然而，随着RPA越来越多地被不同的企业采用，项目经理的活动将不可避免地受到影响。 RPA 考虑因素或 RPA 组件可能会包含在你将来承担的项目中。如果你从事 B2B 项目，则更有可能遇到 RPA，因为大多数 RPA 计划都以内部运营和流程为中心。在接下来的部分中，我们将更深入地研究这些细节。
创建 RPA 机器人有用软件的可能性
新的待办事项替代方案
RPA 为 PM 的武器库添加了一个新工具。在监督其开发时，你经常需要考虑在部署新软件后如何支持它。你必须与客户支持、财务、行政和其他部门讨论新的职责和资源以完成此任务。所有这些都必须考虑到项目预算中，而 RPA 提供了一种降低支持成本的方法。
RPA 促进敏捷
对于范围较小的项目（例如试点项目）从其他部门获取资源可能会更加困难。在这种情况下可以部署 RPA 机器人来减少对人力资源的需求。即使在试点阶段，完全放弃人工帮助可能也很困难，但是找到一个两个月的兼职客户支持专家要比在同一时间框架内找到三个 FTE 简单得多。此外，如果试点不符合商业目标并且项目的持续开发停止，你可以轻松禁用机器人。因此，你可以变得更加敏捷。
更大的抱负
产品推出后需要人工支持的意识可能会限制你和你的团队为自己设定的目标。在建立项目愿景和建立积压工作时，有意或无意地消除了一些想法，因为它们需要大量支持并对投资回报率产生负面影响。当 RPA 成为你的工具包的一部分时，你可以考虑完全其他的项目路线，因为：
- 使用机器人可以降低即将进行的流程的成本。
- 扩展机器人支持更简单，让你有机会更好地响应市场需求。
结构化 RP的部署
如果 RPA 尚未在你的公司进行测试，你有机会制定如何开发和部署机器人的指南。引入这一点可能很困难，尤其是在非 IT 部门完成时。可能缺乏对软件交付行业标准流程的遵守甚至知识（机器人仍然是一个软件，即使 IT 部门没有部署）。这可能会导致遗留解决方案，本文将对此进行更详细的介绍。如果你作为项目经理能够启用适当的有组织的 RPA 实施，则可以避免这些遗留问题。
为 RPA 机器人创建软件的困难
许多 RPA 企业通过声称机器人执行与人类相同的功能来宣传他们的产品，只是更有效。尽管从表面上看似乎是这样——大多数时候，机器人使用相同的数字工作空间，单击相同的按钮，复制和粘贴相同的数据——它们执行这些操作的实际过程完全不同。
机器人与应用程序通信的两种最流行的方式是：
- 元素识别 – 识别应用程序属性或浏览器 HTML 树中的 UI 元素名称（与浏览器中的开发人员工具相同）。当机器人可以直接在其环境中访问程序时，通常会采用这种方式。
- 图像识别——使用计算机视觉，机器人可以识别相关数据、输入字段和按钮，并在你在设置期间直观地定义它必须与应用程序的哪些部分进行交互后与它们进行交互。当一个程序可以通过虚拟环境访问，而第一种方式无法使用时，将采用第二种方式。
正如我们所看到的，机器人的操作方式与人们解读屏幕上显示的数据的方式截然不同。当你的团队正在创建可供人和机器人使用的软件时，就会遇到困难。
依赖是由机器人产生的
第一个需要立即意识到的困难是，正如前面提到的，机器人和人不会以相同的方式与你的应用程序互动。这意味着当你执行维护或发布升级时，机器人的工作流程可能会受到影响。
如果 UI 元素属性发生更改，机器人可能无法找到正确的元素。人类工人根本不会受此影响。
员工可能会因 UI 布局、颜色、元素大小、文本名称等的更改而受到短暂阻碍，但他或她可以进行调整，甚至可能在第一次尝试时进行调整。由于之前的照片（机器人旨在发现相关元素）在应用程序的更新版本中没有提供任何匹配，因此通过虚拟实例访问应用程序的机器人可能是致命的。
所有这些都会产生额外的依赖关系，这些依赖关系必须在开发、测试和支持期间进行管理。如果没有，机器人可能会发生故障并导致更多问题。
数据损坏
考虑最后一点中的一个事件发生的可能性。如果机器人突然停止运行并向负责机器人维护的人员发送错误消息，你会很幸运。另一种可能性是机器人选择了一个新的 UI 组件并开始使用它。
“如果机器人规则没有充分编写和管理，机器人没有判断力，并且会大规模重复错误，”Conside Solutions 的首席执行官 Dan French 说，他曾与许多客户一起设置 RPA 机器人。自动化会更快地加剧问题，而机器人有可能破坏大量数据。
即将到来：遗留系统
最后两项涵盖了机器人不足的场景。现在让我们检查一下机器人按其应有行为的情况。
MIT Sloan Management Review 中的 Chris DeBrusk 将 RPA 机器人的引入与 Y2K 时钟更改错误的修复进行了比较：
为了应对世纪之交的时钟更改，许多组织绕过了遗留限制。商业用户接受了 Microsoft Excel 和 Access 日益强大的功能，可以在他们的桌面上创建复杂的业务关键型应用程序。但是随着这些定制计算工具的激增，由于缺乏强大的控制框架、质量保证、发布管理流程和其他正式的 IT 流程而导致的问题也随之增加。
今天机器人的爆炸式增长有可能重复这种模式……底线是，程序机器人的脚本是软件代码，应该被视为软件代码。它们需要使用专注于重用和抽象的行业标准方法进行设计，并且应该对其进行版本控制和正确记录，以便可以针对它们执行 QA 流程。
RPA 提供商做出了特别的努力来提高安装机器人的便利性。这项研究使遗留系统的制作方式变得非常明显。在敏捷项目管理的环境中，情况可能会变得更糟。在追求快速发展的过程中，可能会忽略与治理相关的举措。
捷径而不是真正的创新
RPA 似乎是一个了不起的解决方案，但你必须记住，自动化某些流程并清除该领域的积压工作只会将瓶颈转移到公司的另一个领域。 RPA 可以通过为员工提供看似无穷无尽的资源来执行文职工作，从而阻止员工对产品进行实际创新。它冒着阻止过时流程在真正需要时被更改的风险。
“RPA 旨在填补道路上的坑洼。它不应与建造新道路相混淆。 -Steve Gordon，Becton Dickinson 的全球服务运营副总裁
变革需要考虑的因素
只有 17% 的交易型员工支持机器人技术和 RPA，而这一比例为 87% 的高管。基于由考虑解决方案进行的民意调查。
与其将其称为流程，不如将其称为机器人任务自动化可能更有效。由于当前的 RPA 技术实际上并不能完全自动化复杂的流程，因此它有助于为你的利益相关者设定更合理的期望。当前执行这些任务的人会感到更安全，因为尽管他们仍然是流程所有者，但软件将处理繁重的工作。
结论
鉴于风险投资资金的激增以及流程所有者对优化内部流程和节省成本的要求，RPA 提供了一个容易实现的选择。许多企业已经运行了 RPA 试点项目，其中一些已经超越了这个范围。这意味着，尤其是随着行业规模的扩大，你很有可能作为项目经理直接或间接地与 RPA 机器人交互。
正如我们所见，RPA 为你的项目提供了多种机会和额外的积压选项。它同时带来了许多困难，从数据损坏到遗留系统的开发。作为项目经理，你需要小心创建将 RPA 考虑在内的软件或产品。现在即使是一点点额外的计划也将帮助你在以后省去很多麻烦，并产生你的利益相关者正在寻找的结果。
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