根据PMSolutions的“PMO状况”研究（2017年），拥有项目管理办公室（PMO）的公司数量从2007年的61%攀升至最近的71%。
公司在不断变化的数字化复杂世界中竞争。这增加了以更少的资源生产更多项目的压力，还得同时扩大公司。随着快节奏的数字化发展和频繁的技术创新，以前建立的行业和公司必须保持并增加其市场价值，否则就会被其他同行吞噬。
平衡分配多个项目变得越来越重要，因为企业了解其在竞争环境中的重要性，在这种竞争环境中，优化资源和在指定日期完成任务可能是在这种快节奏的环境中下其中胜利或失败的关键。
PMO的管理概念基于PRINCE2或PMBOK标准中规定的行业标准程序，这些程序专注于规划，组织，人员配备，执行和管理组织的活动，以实现最大产出和减少失误。
但是，是否有一个完美的项目管理办公室？让我们来看看PMO怎么提供帮助，以及您的企业是否应该使用这种方法进行项目管理。
什么是项目管理办公室（PMO），为什么需要一个？
PMO在战略层面的项目管理中至关重要。与专注于项目团队日常运营的项目管理不同，PMO充当项目经理的框架，为组织内部的计划管理提供PMO技术和模板。它管理保持和部署项目运行所需的项目管理资源。它还有助于PMO技术，如Smartsheet，Pert和Gantt图，这些技术为其他团队提供如何管理项目的指导和帮助。
组织内部的领导团队通常还需为其他重要任务集中精力，以便管理公司，并且缺乏能力或潜在人才来跟踪所有在高层次上发挥作用的计划。
由于项目经理全神贯注于他们的日常运营和团队，因此没有人优先考虑如何分配并交付公司必须在一个财政年度内完成的各种项目。沟通是零散的，因为高层管理人员缺乏了解公司基层的状况。
项目管理办公室的职责
统辖
为整个组织的程序开发制定最佳实践。它可通过标准化跨部门所需的PMO方法来强调流程。
沟通
改善高级管理层，部门主管和项目经理之间的沟通和项目状态更新差距可能是大型企业中一项艰巨的任务。集中执行此PMO功能可以保证最高管理层了解哪些项目处于危险之中，并识别可能错过的机会，以便实施行动计划来补救项目的下降趋势。
资源管理
PMO控制项目的相互依赖性，消除资源浪费和错误，以及消除以前完成的重复性工作。它利用这些发现并收集经验教训，使其他项目团队可以访问它们，以促进进一步的优化并缩短截止日期。它促进了项目经理之间的协作，从而使项目更顺利地完成。
辅导
项目管理办公室（PMO）可教导和指导项目经理和团队领导者，提高团队技能的价值，同时在公司内部倡导项目管理最佳实践，为管理者提供指导项目正确方向的声音。
规划战略
PMO是协助最高管理层确定哪些项目应该被取消以及如何根据长期战略目标确定优先级的关键参与者。
项目管理办公室类型
PMO在组织的层次结构中的位置将取决于您的公司希望在其众多项目中完成什么，以及构建独特的PMO职能以监督必须分配的特定任务所需的一致性。这些责任相同的将从贵公司的要求决定。
公司可以考虑的几种PMO：
- 企业项目管理办公室:
确保计划与组织的愿景和战略保持一致。企业PMO经常向首席执行官报告，并有能力对所有项目做出战略和战术决策。
- 部门级项目管理办公室：
支持公司内部特定业务线的计划。这涉及计划管理、培训、资源规划和项目协调。
- 项目项目管理办公室：
这是针对特定项目或计划的实行时间设置的。行政协助，管理，监控和报告都包括在内。
建立项目管理标准和流程，以及策略和工具，以协助整个企业中的项目团队。
贵公司是否需要项目管理办公室？
公司必须记住一些关键因素，以便正确应用PMO方法：
- PMO的职能必须明确定义，不能有其他责任被含糊带过。
- 与其给出几个PMO职位和任务，不如专注于公司希望在近期和长期目标方面实现的目标。
- 高级管理层的承诺对于PMO被公司所有部门所接受至关重要。如果没有这个使命，PMO部门只是另一个在公司内部争取发言权的孤岛。
在雇用项目管理办公室之前，花点时间了解什么是项目管理办公室，以及从长远来看它如何帮助公司。然后，制定具有特定PMO关键绩效指标的行动计划，以评估PMO的优势。
然而，重要的是要记住，并非每家公司都需要PMO，特别是在运营的早期阶段。随着公司的发展，决定是否雇用PMO变得更加重要。毫无疑问，对于同时运行众多计划的大型企业来说，投资PMO框架是有价值的，其目标是内部利益相关者之间更好的沟通和PMO关键绩效指标的交付。让我们看一些统计数据，看看公司的规模如何影响PMO的要求：
- PMO被90%的大企业使用。
- PMO被88%的中型企业使用。
- PMO被61%的小型企业使用。
总体而言，71%的企业拥有PMO，比过去十年增加了10%。
组织倾向于在不首先考虑风险和优势的情况下建立项目管理办公室。如果PMO实施不当，它不仅可能使公司在项目交付方面落后，而且还可能对项目管理产生不利的态度，使利益相关者不愿意投入时间和金钱在未来再次采用它。
根据PMI的2017年Pulse of the Profession，将企业范围的PMO结构与高级管理战略保持一致的公司比那些没有实现的公司多实现了38%的初始目标。
采用PMO的以下优势适用于所有公司，无论行业如何：
- 通过标准化的项目管理方法和PMO最佳实践，为公司提供具体的长期优势。
- 通信协议帮助团队更好的沟通，允许更多的团队合作。
- 项目经理可以专注于日常运营。他们可以指导团队成员，并根据需要帮助他们提高技能。
- 提供项目管理工具和软件的统一使用，简化了跨项目的资源移动。
- 在跨项目中共享资源将使强大的团队蓬勃发展。
检查 PMO 框架
如果项目失败，那代价就很高昂。项目管理协会（PMI）去年透露，由于项目不成功而浪费的平均金额为每10亿美元9700万美元。
考虑团队如何跨多个平台进行协作，以检查组织的PMO目标。通过关注团队内外的合作过程，评估利益相关者是否清楚地掌握了项目的工作方式，并深入了解项目绩效。
如果团队没发挥团队精神，可能会因此导致公司失去可能性。孤独奋斗阻碍了组织的发展和效率，导致不同部门执行重复的工作，并使员工对参与产生成果和满足关键绩效指标失去动力。
PMO应保证所有团队采用统一的项目管理实践，并确保所有项目都使用标准化工具进行管理。工具和软件对于使您的团队能够有效运作非常有用，但如果无法在整个公司中正确使用，那是需要付出代价的。这可能会对管理解决方案的使用产生影响，包括安全性到合规性注意事项。
另一个需要考虑的因素是，利用各种工具会导致项目团队产生不同的工作实践。这可能会阻碍将资源重新分配到业务最需要的地方，从而影响项目成本、上市时间和利润。
一些公司认为高级管理层与日常活动脱节，以至于他们忘记了正在进行的项目的风险影响，导致交付延迟，资源损失和预算超支。
组织寻求以结果为导向，这对于其业务目标的成功至关重要。PMO框架可帮助分辨需要改进的领域并确保项目在预算范围内按时完成。
您如何定义PMO的成功？
根据毕马威的一项研究，大约80%的公司在实现组织转型方面，将其PMO评为“中等”至“非常成功”。
Gartner的一项研究发现，在部署PMO的公司中，有70%的公司的项目成功率有所提高。衡量PMO的绩效使高层管理人员能够为项目产出做出最明智的选择。
为了实现PMO的成功，企业必须首先确定并同意将要评估的内容。设置三到五个切合实际的关键绩效指标以进行测量和跟进。以下是要考虑衡量的关键绩效指标列表：
- 已完成的项目数量与已放弃或未完成的项目数量。优先考量将PMO纳入操作的计划。
- 将预测的项目费用与实际业务成本进行比较。这可能是一个重要的商业驱动因素，应该给予更大的重视。
- 将PMO协调计划的投资回报率与没有PMO参与的计划进行比较。这可用于验证PMO框架。或者，它将指出需要对PMO框架进行改进的地方。
- 将完成相同规模或优先级的项目所需时间的进行比较。为了客观地衡量这个关键绩效指标，确保您比较相同的计划。否则，结果将无效，并无法帮助于推动项目改进。
- 确定是否正确分配了项目资源。确保为项目提供适当数量的资源。此PMO关键绩效指标将评估项目按时完成的效果。
- 向项目团队咨询PMO流程及其对项目的影响。PMO参与是否有益？PMO是否提供指导来帮助项目团队发展他们的技能？
频繁的监控PMO的结果可导致未来项目中PMO功能的增强。在每个项目完成后评估PMO关键绩效指标将保证PMO的发展和可持续性。
结论：PMO比以往任何时候都更加重要
尽管利用瀑布（waterfall）和敏捷（agile）技术在程序交付方面取得了进展，但可能会为项目交付付出更多努力，包括部署和产品发布。考虑您的计划的最终目标以及您现在遇到的一些问题。评估这些弱点使您的企业能够设计出与项目管理中所需的PMO任务更好的匹配。在这个复杂的技术环境中，它可以最好地支持管理和项目团队。
PMO正在不断发展，以应对新技术，流程和项目团队的态度。PMO可以通过适应公司的环境并支持整个组织的项目来承担更广泛的角色和职责。
为了允许项目开发并以有意义的方式配合组织的长期愿景，未来的PMO框架需要具有适应性。随着公司面临新的技术要求、遥远的工作环境和不断增加的项目复杂性，PMO的优势变得比以往任何时候都更具吸引力。
